In un momento in cui lo smart working non è più un opzione per alcuni, ma un scelta obbligata, avere degli strumenti a supporto di questo lavoro agile può essere conveniente.
Per smart working si intende la possibilità di svolgere il proprio lavoro da remoto, senza dover essere fisicamente presenti in azienda.
Permette di poter lavorare ovunque, avendo a disposizione una connessione Internet. Molti hanno scelto questa via già da tempo, altri la stanno sperimentando in questo periodo così delicato.
Più in generale, lo smart working ha tanti vantaggi quanto svantaggi come trovare il giusto equilibrio tra vita personale e lavorativa o la capacità di autogestirsi. L’ideale sarebbe crearsi una routine, fissando un orario di lavoro.
Vediamo ora quali sono gli strumenti che ci consentono di lavorare ovunque, favorendo la produttività.
Zoom
È una piattaforma di videoconferenza con messaggistica in tempo reale e condivisione dei contenuti.
Il piano gratuito prevede chiamate di gruppo fino a 100 persone per un tempo massimo di 40 minuti. Se la videochiamata è solo tra due persone, invece, il tempo è illimitato.
Con la versione a pagamento il numero dei partecipanti si estende a 1000 e il tempo a disposizione diventa illimitato.
credits: zoom
Durante la videoconferenza è possibile la condivisione di documenti e link. E se ancora tutto questo non fosse abbastanza, ci sono altre funzioni interessanti come la condivisione dello schermo, la possibilità di apportare modifiche su contenuti condivisi e la possibilità di disabilitare temporaneamente l’audio per evitare che si sentano rumori di sottofondo durante la riunione o la funzione sfondo virtuale.
Quest’ultimo consente l’utilizzo di un’immagine fissa o video in background per nascondere tutto ciò che è alle tue spalle.
Slack
È uno strumento di comunicazione, una chat room per l’intera azienda, progettata per sostituire la posta elettronica come metodo principale di comunicazione e condivisione.
credits: slack
Le conversazioni vengono organizzate in canali tematici, in cui è possibile inviare messaggi e condividere file.
Slack consente la creazione di canali pubblici aperti a tutti i membri di un’area di lavoro, canali privati per un gruppo ristretto di persone e messaggi privati, inviati direttamente ad altri membri del team.
È integrato con servizi come Google Drive, Trello, Dropbox, solo per citarne alcuni.
Asana
Semplifica il monitoraggio delle attività lavorative, riducendo e-mail e riunioni non necessarie.
Gli utenti possono aggiungere attività, assegnarle ai membri del team, impostare scadenze, commentare e condividere documenti. Attraverso delle notifiche sarà possibile essere avvisati dello stato delle attività e delle relative scadenze.
credits: asana
Ha tre piani di pagamento, gratuito con accesso limitato alle funzionalità (team fino a 15 persone) e Premium ed Enterprise a pagamento. È integrato con Slack, DropBox, Google Drive, Gmail e altri.
Trello
È uno strumento di collaborazione che offre una panoramica visiva su ciò che stai lavorando, chi ne fa parte e il relativo stato di avanzamento.
I progetti, infatti, sono organizzati in schede ed elenchi in modo da poter vedere a colpo d’occhio cosa deve essere fatto e quando.
credits: trello
È possibile fornire un feedback del lavoro svolto grazie all’inserimento di commenti nelle schede.
Trello risulta semplice da usare rispetto ai suoi concorrenti. E proprio per questo, i suoi utilizzi sono molteplici dalla gestione di programmi personali e professionali, all’organizzazione di eventi, molto apprezzato anche dagli studenti.
G Suite
credits: Gsuite
La suite Google permette di lavorare ovunque grazie ad alcuni strumenti presenti nel pacchetto, tra cui ad esempio:
- Calendar e Gmail per gestire e programmare scadenze, attività, appunti su qualsiasi dispositivo, oltre ovviamente a all’uso classico delle email
- Drive per memorizzare e sincronizzare i documenti tramite cloud
- Hangouts Meet e Chat per le videoconferenze e la messaggistica
- Documenti, Fogli e Presentazioni per creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni, collaborando in tempo reale con altre persone
- Keep per creare note in collaborazione con i membri del tuo team
TeamViewer
Utile per accedere al proprio computer da remoto. Ma non solo. Infatti, attraverso questo strumento è possibile organizzare videoconferenze, condividere contenuti con i colleghi e fare presentazioni.
credits: teamviewer
Toggl
È uno strumento di monitoraggio del tempo che permette di tenere traccia delle ore impiegate per lo svolgimento di un determinato lavoro, quindi delle ore fatturabili.
credits: toggl
Più in generale consente di pianificare in anticipo la settimana lavorativa, aumentando così la produttività.
Rescue Time
Altro strumento di monitoraggio che mostra come viene utilizzato il tempo durante la giornata.
credits: rescue time
Rescue Time lavorando in background sul dispositivo, consente di scoprire quali siti web o applicazioni incidono sulla produttività.